Regały przemysłowe

wszystko o magazynowaniu dokumentów
Feel free to use this image, just link to www.SeniorLiving.Org
Wyposażenie

Jak dobrze wyposażyć archiwum z dokumentami?

Dokumenty rangi państwowej potrzebują dobrego i bezpiecznego miejsca na przechowanie. Najczęściej przechowuje się je na niskich parterach urzędów oraz instytucji pożytku publicznego. W tych miejscach bardzo często panuje wilgoć, zatem trzeba zadbać o to, aby meble, na których znajdą się papiery były nie tylko estetyczne, ale także wytrzymałe. Tanie i stabilne regały archiwalne można kupić zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i internetowych. Posiadają one liczne półki, na których może się zmieścić nawet do kilku tysięcy kilogramów urzędowych papierów.

Zasady przechowywania dokumentów

Urzędnicy muszą pamiętać o tym, że nawet jeżeli dane dokumenty są przechowywane w teczkach po upłynięciu daty ważności – muszą jeszcze przez pewien okres zostać zarchiwizowane. Mówi o tym jedna z ustaw wprowadzona w życie w 1997 roku. Dokumenty nie mogą zostać zniszczone z dnia na dzień. Ich archiwizacja polega na przeniesieniu do magazynu, gdzie czekać na nie będą regały archiwalne. Najlepiej dla wygody archiwistów sortować teczki z dokumentami według dat, ostatecznie według nazwisk, o ile jest to możliwe. Istnieje przecież jeszcze zjawisko ochrony danych osobowych.

Dalszy los niechcianych teczek

Opróżnianie archiwum z dokumentów musi być przeprowadzane w sposób proceduralny i potwierdzony za zgodny z prawem. Najczęściej na czas opróżniania magazynu w tym samym budynku organizuje się biuro – o ile takowe już tam nie istnieje. Wprowadza się dane z teczek z dokumentami do programu komputerowego, aby dokonać zsumowania wszelkich posiadanych przez instytucję dokumentów. Potem teczki oddaje się do transportu przez firmę kontrolną. Zostają one przewiezione przez samochód dostawczy do innego punktu lub do miejsca, gdzie zostaną przepuszczone przez mechaniczne niszczarki. W żadnym wypadku nie nakazuje się niszczyć tego rodzaju dokumentów ręcznie, jest to przestępstwo karane grzywną lub ograniczeniem wolności.

Dbanie o archiwum

Porządek w archiwum powinien panować pod kątem segregacji dokumentów, ale także pod kątem higieny. Lepiej pozbywać się pajęczyn i zanieczyszczeń na bieżąco, aby po długim czasie niekorzystania z magazynu nieprzyjemnie się nie zaskoczyć. Myszy mogą być zmorą magazynów, często w kącie szykują sobie legowiska i dokonują ubytków w papierowej strukturze dokumentacyjnej. Warto więc rozłożyć pułapki na myszy na obszarze całego magazynu, zwłaszcza w rogach ścian.

Czystość to podstawa dobrze wykonanej pracy

Utrzymanie porządku i czystości w archiwum z dokumentami jest bardzo ważne. Gdy będzie zbyt brudno, a wszędzie osiadać będzie kurz – archiwiści mający problemy ze wzrokiem mogą mieć trudności w odnalezieniu się przy wykonywaniu obowiązków. W czystych warunkach wygodniej przekłada się teczki z dokumentami do wózków.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>